POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES COLIBRI FLOWERS S.A.
1. Resumen ejecutivo:
El presente documento consagra la Política de Tratamiento de la información y protección de datos personales en Colibri Flowers S.A., en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, Colibri Flowers S.A., es responsable del tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión) de los datos personales incluidos en sus bases de datos, para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social y con su autorización para las siguientes finalidades: mantener comunicación, envío de correspondencia, mensajes, comunicados, certificaciones o similares, proveer o ser provistos de servicios y/o productos, evaluación de calidad del servicio y cumplimiento de obligaciones contractuales con nuestros clientes.
El titular del dato o responsable ante los titulares del dato, autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos conforme lo dispuesto en la presente política.
2. Responsable del tratamiento:
Colibri Flowers S.A., sociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. 800.021.599-1, domiciliada en el Kilometro 8 Via Facatativa El Rosal de la ciudad de Facatativá, Cundinamarca, cuyo sitio web es www.colibriflowers.com y teléfono +57 (601) 8911980, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma.
3. Generalidades:
3.1 Marco legal:
3.2 Origen de la información:
Los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Colibri Flowers S.A., pueden provenir del portal web www.colibriflowers.com, negociaciones comerciales y/o formularios, documentos autorizados por el cliente, empleado, proveedor para fines comerciales.
3.3 Terminología básica:
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta la siguiente terminología:
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento
Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Usuario: Sujeto involucrado en el tratamiento del dato.
Dato público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Dato privado: Es el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato sensible: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia para el tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: Comunicación de datos personales a otro receptor que a su vez actúa como responsable ubicado por fuera de Colombia.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada para informar al titular o responsable del tratamiento de sus datos personales; las políticas que tiene Colibri Flowers S.A., al respecto, incluyendo la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4. Derechos de los titulares:
Colibri Flowers S.A., reconoce y garantiza, los siguientes derechos de los titulares de datos personales, en concordancia con todo lo dispuesto en la presente política:
5. Deberes como responsable o encargado:
En el tratamiento y protección de datos personales, Colibri Flowers S.A., tendrá los siguientes deberes sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
6. Tratamiento:
La información que consta en las bases de datos de Colibri Flowers S.A., es sometida a distintas
formas de tratamiento como la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación,
transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la
ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con las finalidades señaladas
en esta Política y para las cuales ha recibido autorización.
La información es suministrada directamente por el cliente, empleado y/o proveedor a través de
formatos de solicitud de servicio, junto con la solicitud de autorización; además de la anterior
forma, la información es también recolectada por medio del sitio web, en el formato diseñado
para tal fin junto con la solicitud de autorización.
La presente política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales Colibri
Flowers S.A., como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales
de atención, trata la información de todas las personas que en algún momento por razones de la
actividad que desarrolla la entidad hayan suministrado datos personales.
El titular del dato registra o entrega su información de manera libre y voluntaria, y reconoce que
ha leído y acepta expresamente los presentes términos y condiciones. Colibri Flowers S.A., se
encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho
a delegar en un tercero tal tratamiento.
Las bases de datos que Colibri Flowers S.A., obtiene, no se venden, ni se alquilan a terceros y son
mantenidas con la mayor privacidad posible, acceso restringido con usuario y clave y
administrador.
7. Finalidades:
Los datos personales conservados dentro de las bases de datos de Colibri Flowers S.A., podrán ser utilizados para:
1) El desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto
social.
2) Mantener a los clientes y demás interesados informados respecto a las condiciones de
prestación de servicios.
3) Informar sobre actualizaciones en nuestros servicios.
4) Ofrecer Información relevante adicional sobre nuestros servicios.
5) Para mantener comunicación con sus clientes, con miras a la prestación de un mejor
servicio.
6) En virtud del desarrollo de la relación contractual que vincula a la compañía con el
cliente.
7) Para el cobro de cartera.
8) Con el fin de adoptar medidas para prevenir el desarrollo de actividades ilícitas y para
otros fines tributarios de acuerdo con lo dispuesto por la ley.
La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con
el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
Es deber del cliente garantizar la veracidad de los datos facilitados por él y de aquellos por los que
es responsable. Colibri Flowers S.A., se reserva el derecho de tomar las medidas necesarias en
caso de falsedad o inexactitud de dichos datos.
Colibri Flowers S.A., ha adoptado las medidas de seguridad a su alcance, a nivel técnico y
administrativo con miras a proteger los datos bajo su responsabilidad, sin embargo el cliente debe
entender que dichas medidas no son inexpugnables y están en un proceso de revisión y mejora
permanente.
8. Vigencia del Tratamiento:
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
9. Autorización:
Exceptuando los casos definidos en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, así como en
las demás normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman
o deroguen, en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular; Colibri
Flowers S.A., la solicitará al momento de la recolección de la información.
La autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta
inequívoca, e informada, en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las
cuales se solicita el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de
consulta posterior.
10. Principios rectores del tratamiento de datos personales:
Principio de legalidad: El tratamiento de datos en Colibri Flowers S.A., debe obedecer a fines legítimos y debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a las finalidades dispuestas en las políticas de tratamiento de la información y únicamente para la realización de las actividades encargadas por el responsable o titular de la información.
Principio de libertad: El tratamiento solo se ejercerá con consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser divulgados sin el consentimiento previo o autorización judicial.
Principio de veracidad o calidad: La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Colibri Flowers S.A., garantiza a todos los titulares de datos el derecho a acceder y conocer la información de ellos que está siendo objeto de tratamiento.
Principio de acceso y circulación restringida: El acceso a la información será restringido de acuerdo con la naturaleza del dato, las autorizaciones del titular y los procedimientos definidos en el presente manual.
Principio de seguridad: La información tratada por Colibri Flowers S.A., será protegida con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Colibri Flowers S.A., garantiza la reserva de la información durante y después de finalizado el tratamiento de los datos. Los datos solo podrán ser comunicados a terceros cuando la ley lo permita o previa autorización del titular.
11. Procedimientos para que los titulares ejerzan sus derechos:
En cumplimiento de la ley de protección de datos personales y de acuerdo con el objeto de esta política de tratamiento de datos, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, oposición y/o cancelación de sus datos personales; y lo podrá hacer de manera parcial o total enviando notificación escrita dirigida a servicioalcliente@colibriflowers.com
12. Atención de consultas, reclamos y peticiones:
Para atender efectivamente sus solicitudes en torno al tratamiento de sus datos, se establecen los siguientes canales de comunicación que están a disposición de los clientes y titulares de los datos para cualquier duda, queja o solicitud asociada a sus derechos según lo contemplado por la ley 1581 de 2012.
Correo electrónico: servicioalcliente@colibriflowers.com
PBX en Bogotá: +57 (601) 8911980
Dirección correspondencia: Km 8 vía Facatativá - El Rosal
13. Modificaciones:
Colibri Flowers S.A., se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente política en cualquier momento y sin previo aviso. La versión actualizada de la política estará siempre disponible en el portal web www.colibriflowers.com, toda modificación tendrá vigencia inmediata desde su publicación en el portal web.